À quoi ça sert
Les conditions générales de vente sont l'un des piliers juridiques de votre activité. En cas de litige sur une annulation, un no-show, un comportement de joueur ou un incident technique, c'est sur vos CGV que se construit votre défense. Encore faut-il pouvoir prouver précisément quelle version de vos CGV le client a acceptée le jour de sa réservation. MyEscapeBoard centralise toute cette mécanique avec un système de CGV versionnées.
Vous importez vos CGV dans MyEscapeBoard sous forme de document texte (Markdown), PDF ou HTML enrichi. Chaque import crée une nouvelle version datée, qui devient l'édition active à partir d'un instant que vous choisissez (immédiatement, ou différé pour permettre à vos clients déjà engagés de finaliser sous l'ancien régime).
À chaque réservation, MyEscapeBoard archive la version exacte des CGV acceptées par le client, ainsi que l'horodatage et l'IP de l'acceptation. Cette traçabilité est immuable : même si vous mettez à jour vos CGV plus tard, la réservation conservera son lien vers la version contractuelle d'origine. Le PDF correspondant peut être consulté à tout moment, ou attaché aux échanges en cas de contestation.
Les CGV sont envoyées avec l'email de confirmation de chaque réservation, soit en pièce jointe PDF, soit en lien permanent vers la version archivée. Le client a donc en sa possession le document qu'il a accepté, à toute date, sans devoir réclamer. Cette transparence renforce la confiance et désamorce une partie significative des litiges potentiels.
Le système gère également les conditions complémentaires : politique de confidentialité, charte cookies, mentions légales, charte de comportement spécifique à certaines salles (recommandation parentale, contre-indications). Chaque document peut être versionné indépendamment, et son acceptation tracée à part.
Pour les changements substantiels de CGV qui doivent être expressément reconfirmés par vos clients existants (par exemple, modification de la politique de remboursement, hausse tarifaire), MyEscapeBoard peut envoyer une campagne automatique de revalidation. Les clients reçoivent un email avec les nouveaux termes, et leur acceptation est tracée comme un nouvel engagement contractuel.
Sur le plan réglementaire, cette mécanique facilite considérablement la conformité au RGPD et au droit de la consommation : preuve de l'acceptation, droit d'accès à la version exacte par le client, durée de conservation paramétrable, suppression sur demande motivée. Vous opérez en toute sérénité, sans avoir à devenir vous-même expert juridique.
Ce que vous pouvez faire concrètement
- Import de CGV en plusieurs formats (Markdown, PDF, HTML)
- Versionnage automatique avec date d'activation paramétrable
- Archivage immuable de la version acceptée par chaque client
- Envoi automatique avec l'email de confirmation
- Gestion des conditions complémentaires (confidentialité, cookies)
- Revalidation des clients existants en cas de changement substantiel
Incluse dans votre abonnement
La fonctionnalité CGU versionnées et envoyées avec la réservation est accessible à tous les clients MyEscapeBoard, dès la première salle activée, sans frais supplémentaires. Notre tarification ne segmente jamais le produit par fonctionnalité : ce qui est disponible l'est pour tout le monde.