À quoi ça sert
Rembourser un client est une opération qui paraît simple sur le papier mais qui peut devenir un véritable casse-tête opérationnel sans le bon outillage. Il faut retrouver la transaction d'origine dans le back-office de votre processeur de paiement (Stripe, Axepta, PayPlug), vérifier le montant à rembourser selon vos CGV, déclencher l'opération, suivre son statut, prévenir le client, et finalement tracer l'écriture dans votre comptabilité. Multipliez ces étapes par les dizaines de remboursements traités par mois dans une enseigne active, et vous obtenez un poste de charge invisible mais significatif. MyEscapeBoard ramène toute cette mécanique à un seul clic depuis la fiche de réservation.
Le principe : depuis n'importe quelle fiche de réservation déjà payée, vous cliquez sur « rembourser », vous choisissez le montant (total ou partiel), vous validez. MyEscapeBoard exécute l'opération en arrière-plan via le processeur de paiement utilisé pour la transaction d'origine, crédite directement le moyen de paiement du client (la carte bancaire qui a servi à payer, ou le compte Apple Pay, ou autre), envoie automatiquement une notification au client avec un justificatif, et met à jour la comptabilité dans la foulée. Cinq secondes pour ce qui en prenait quinze, et la garantie de zéro oubli.
Le remboursement total est le cas le plus simple : annulation respectant vos conditions, défaillance technique de votre côté, erreur de réservation, geste commercial intégral. MyEscapeBoard crédite la totalité du montant initial sur le moyen de paiement utilisé, sans frais résiduels (votre processeur de paiement peut conserver les frais bancaires de la transaction d'origine, mais c'est sa décision, pas la vôtre).
Le remboursement partiel couvre les cas plus subtils. Un client qui annule hors délai et auquel vous appliquez 50 % de frais d'annulation selon vos CGV – vous remboursez la moitié restante. Un client mécontent que vous remboursez à 30 % comme geste commercial, ou un groupe de 6 personnes qui se présente à 4 et auquel vous remboursez la différence. MyEscapeBoard gère ces ventilations finement et trace la justification de chaque opération.
L'application automatique de vos CGV est l'un des points les plus utiles. Vous définissez une fois pour toutes votre politique d'annulation : remboursement intégral si annulation à plus de 7 jours, 50 % entre 7 et 2 jours, aucun remboursement à moins de 48 h, par exemple. Quand un client demande l'annulation depuis son espace personnel ou que vous traitez sa demande en interne, MyEscapeBoard pré-calcule le montant à rembourser selon votre politique, ce qui vous épargne le calcul manuel et garantit l'équité de traitement entre tous vos clients.
La génération de l'avoir comptable suit automatiquement. Le remboursement crée une écriture inverse de la vente initiale, avec son propre numéro de pièce, sa propre date, sa propre référence à la transaction d'origine. Votre comptabilité reste équilibrée et auditable, sans saisie manuelle ni risque d'erreur. C'est essentiel pour les contrôles TVA et pour la lecture analytique de votre activité.
La notification client est également automatique : email immédiat confirmant le remboursement, indiquant le montant crédité et le délai de réapparition sur le compte bancaire (généralement 3 à 10 jours selon les banques). Cette communication proactive évite les questions client (« je n'ai pas encore reçu mon remboursement, c'est normal ? ») et entretient la qualité de la relation même dans un contexte d'annulation.
Le journal détaillé est consultable à tout moment par les administrateurs et le comptable. Pour chaque remboursement : qui l'a déclenché, quand, sur quelle réservation, pour quel motif, pour quel montant, sur quel moyen de paiement. Cette traçabilité est précieuse pour les analyses internes (combien de remboursements de geste commercial sur l'année, sur quels motifs, à quel coût) et indispensable en cas de contrôle fiscal ou de litige client.
Pour les cas particuliers comme les groupes en paiement individuel (où chaque participant a payé sa part séparément), MyEscapeBoard gère le remboursement de manière granulaire : vous pouvez rembourser un seul participant sans toucher aux autres, ou rembourser le groupe intégralement avec ventilation automatique sur tous les payeurs initiaux. Cette finesse couvre tous les cas réels et évite les arrangements compliqués hors-système.
Enfin, le module gère également les conversions vers avoir plutôt que remboursement en espèces. Si un client préfère conserver son budget sur votre enseigne pour une session future, vous générez un avoir équivalent au montant à rembourser, valable selon vos règles de durée. C'est souvent gagnant-gagnant : le client reste engagé, vous conservez la trésorerie.
Ce que vous pouvez faire concrètement
- Remboursement total ou partiel en un clic
- Application automatique de vos CGV (frais d'annulation)
- Génération de l'avoir comptable
- Notification client automatique avec justificatif
- Journal détaillé pour la comptabilité
- Remboursement granulaire en paiement individuel
- Conversion possible vers un avoir plutôt qu'un remboursement
Incluse dans votre abonnement
La fonctionnalité Remboursements en un clic est accessible à tous les clients MyEscapeBoard, dès la première salle activée, sans frais supplémentaires. Notre tarification ne segmente jamais le produit par fonctionnalité : ce qui est disponible l'est pour tout le monde.