Le créneau est l'unité de base du planning d'un escape game. Chaque créneau correspond à une session potentielle : une salle, un horaire de début, une durée de jeu, et un temps de reset avant le créneau suivant. Toute la commercialisation, toute la gestion des game masters, tout le pilotage du chiffre d'affaires se construit à partir de cette brique. Mal modéliser les créneaux, c'est se condamner à des conflits de planning, des double-réservations et des sessions amputées.
Un créneau a une durée totale qui dépasse la durée de jeu pure. Si la salle se joue en 60 minutes, le créneau bloqué en planning fait souvent 75 ou 90 minutes : il intègre l'accueil, le briefing, le jeu, le débriefing, et le reset. Ce temps technique est invisible pour le client (qui voit « partie de 60 minutes »), mais structurant pour l'enseigne. Sous-estimer le reset entre deux sessions est l'erreur la plus fréquente des opérateurs débutants, et la cause numéro un des retards en chaîne.
La granularité des créneaux est un choix stratégique. Les enseignes les plus rentables alignent leurs salles sur des heures rondes (10h, 11h30, 13h, 14h30, etc.) avec des décalages soigneusement orchestrés : tout le monde n'est pas accueilli en même temps, mais les game masters peuvent enchaîner sans temps mort. Les enseignes plus artisanales fonctionnent en horaires flexibles, négociés avec le client : c'est plus humain, mais c'est très difficile à scaler au-delà de deux ou trois salles.
Les créneaux peuvent être de plusieurs types. Le créneau standard est ouvert à la réservation publique. Le créneau privatisé est réservé à un groupe identifié, souvent à un tarif différent (anniversaire, team building, enterrement de vie de jeune fille). Le créneau bloqué est invisible pour les clients (maintenance, formation, fête, jour férié). Le créneau alertes est conditionné à une demande spécifique (« horaire sur demande »). Le moteur doit gérer toutes ces typologies.
Sur le plan tarifaire, le créneau peut porter une grille distincte. Le tarif d'un dimanche soir 22h n'est pas celui d'un mardi midi. Le tarif d'un dernier créneau en heures creuses peut être promotionnel pour remplir. Le tarif d'un créneau « happy hour » peut faire 30 % de moins que la normale. Le yield management – pratique standard chez les hôteliers et compagnies aériennes – commence à se diffuser dans l'escape game et exige une modélisation flexible des prix par créneau.
Le verrouillage d'un créneau pendant la réservation est un point technique souvent négligé. Quand un client commence à saisir son nombre de joueurs sur un créneau, ce créneau doit être réservé temporairement pendant quelques minutes, le temps qu'il finalise son paiement, pour éviter qu'un second client réserve simultanément le même créneau et que l'un des deux soit refusé en bout de course. Ce verrouillage transactionnel est techniquement délicat mais indispensable.
Dans MyEscapeBoard, les créneaux sont générés par une grille hebdomadaire paramétrable salle par salle, avec exceptions par date (jours fériés, vacances scolaires, événements spéciaux). Le verrouillage transactionnel pendant le paiement est natif, la double-réservation est techniquement impossible.